5 Herramientas Gratis

Siempre he sido un promotor del teletrabajo (WFH) o trabajo a distancia. Estoy convencido de que es posible hacer un buen trabajo sin tener que estar siempre al lado de tu equipo o de tu cliente interno o externo. Y claro, hay momentos, etapas y posiciones dónde es más o menos factible este tipo de modalidad. Pero estos días que estamos viviendo, gracias al COVID-19, han hecho que los que se oponen a este estilo de trabajo tengan que aceptarlo. Y como de seguro muchas empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes, no tienen las herramientas necesarias, aquí les comparto cinco (5) herramientas gratis que pueden ayudar.

Esta aplicación lleva varios años (desde 2011), pero en estos días ha cobrado mucha fama. Esencialmente ZOOM es una sistema de video conferencias similar a GoToMeting  y Webex que llevan muchos años en el mercado (2004 y 1995 respectivamente). La mayor diferencia es que Zoom comenzó ofreciendo un servicio similar a estos pero con opción de totalmente gratis, plan que mantiene actualmente y es lo que a mi entender lo ha hecho famoso en estos días. 

Con el plan gratis puedes:

  • Generar una reunión de hasta 100 invitados (de hasta 40 minutos de duración), los cuales no necesitan tener una cuenta en Zoom para poder acceder a la conferencia.
  • Tener reuniones 1 a 1 ilimitadas.
  • Audio y Video en Alta Definición (HD Audio, HD Video)
  • Fondos Virtuales (Virtual Backgrounds) para cuando área de trabajo no es la más presentable.
  • Compartir tu pantalla.
Fondo Original
Fondo Virtual

Pros:

  • En reuniones 1 a 1 la duración de la conferencia es por el tiempo estipulado en la invitación. No se limita a 40 minutos. 
  • El uso es muy intuitivo

Cons:

  • Se han dado situaciones donde Zoom reporta sin autorización del usuario a Facebook detalles tales como; cuando el usuario abre la aplicación, detalles del dispositivo del usuario (modelo del equipo, zona horaria, ciudad de donde se está conectando y compañía celular está utilizando) y un identificador único para el dispositivo, el cual puede ser usado para enviar anuncios basados en su perfil al usuario.  [Artículo Completo] 
  • En estos momentos de la historia (cuarentena por COVID-19) por la fama ganada está siendo blanco de ataques por hackers. [Reporte del FBI]

Esta herramienta de Google ha cambiado mucho en los últimos tiempos, pero aún así es una herramienta que puede ayudar. Hagouts fue prácticamente dividido en 2 servicios; Hangouts y Hangouts Meet.  Hangouts es la aplicación celular y web que permite que tengamos:

  • chat
  • video llamadas
  • llamadas de voz

Si bien es muy similar a lo que hacemos con Whatsapp, lo que me gusta de hangouts es que la parte de Chat queda asociada a tu cuenta de Gmail y es fácil luego hacer búsquedas de esas conversaciones en la misma plataforma de Gmail. También las personas puede unirse al chat y/o conferencia desde su celular, desde la página de Gmail o desde hangouts.google.com en sus computadoras. 

Hangouts es gratis para todos los usuarios de Gmail y permite que hagas cuantas llamadas o chats desees ya sea 1 a 1, chat de hasta 150 personas y conferencias de hasta 10 personas. 

Google Hangouts

Por otro lado, Hangouts Meet o Meet, es la versión para aquellos que tiene GSuite (** Gsuite es hoy día un servicio pago, pero hay mucha gente que mantiene la versión Basic que es gratis, aunque ya no se puede obtener). Con Hangout Meet podemos hacer video conferencias con hasta 100 personas y nos permite tener una video conferencia básica que incluye chat y el compartir nuestra pantalla. Actualmente es mucho más limitado de lo que fue Hangouts originalmente, pero sigue siendo una buena opción. 

Es importante destacar que para usar Meet no es necesario que los invitados tengan GSuite, solo el anfitrión (Host) debe tener la cuenta y los demás pueden acceder desde su computadora o celular por medio de un link.

Google Meet

Pros:

  • El tiempo no está limitado. Incluso si se excede el tiempo definido en la invitación.

Cons

  • Actualmente tanto Hangout como Meet son limitados en opciones en comparación a Zoom y a herramientas como Skype, GoToMeeting y Webex. 

La nueva propuesta de Microsoft con Kaizala (lanzada globalmente en abril de 2019) es una muy interesante y completa. Kaizala es en esencia una aplicación de Chat similar a Whatsapp pero con mucho más desarrollo basado en lograr una mejor colaboración a la hora de trabajar. 

Con Kaizala además de poder tener:

  • chat,
  • llamadas
  • video llamadas
  • envío de imágenes
  • envío de archivos

Puedes generar otras interacciones que ayudan a darle seguimiento a tareas, colectar impresiones y más. 

Puedes:

  • enviar encuestas (tipo poll o survey) a una persona o grupo
  • coordinar reuniones
  • asignar tareas y darle seguimiento
  • revisar asistencia
  • generar checklists
  • someter facturas

O simplemente jugar ajedrez para liberar algunas tensiones.

Chats
Área Personal
Opciones de Adjuntos

Para mi es una de las herramientas más completas en términos de seguimiento de trabajo y que añade ese componente social de juegos y encuestas, lo que permite generar una mejor ambiente colaborativo.  También tiene una versión paga que permite generar personalizaciones tales como integración con servicios de CRM o ERP, procesos de la empresa y manejo y seguridad de los datos.

Pros:

  • Su versión gratuita disponible para Android y iPhone tiene todo lo necesario para poder hacer tu trabajo a distancia más fácil y efectivo.

Cons:

  • Es poco conocida y mucha gente se niega a instalar otra cosa que no sea Whatsapp en sus celulares. 

Esta aplicación de chat ha sido competencia de Whatsapp desde el 2013. En general son muy similares, con la particularidad que Telegram siempre ha estado muy comprometido con la seguridad de los datos. Tanto así que sus mensaje ya eran encriptados (cifrados) mucho antes que Whatsapp. En general es igual a Whastapp solo que con mas trabajo sobre la seguridad y la integración personalizada.

Menú de Nuevo Mensaje
Menú General
Opciones de Adjuntos

Telegram tiene un servicio the robots o bots que permite integrar el app con otros servicios, en adición permite:

  • generar pagos o tiendas
  • servicio de notificaciones o noticias
  • crear juegos y herramientas personalizadas, entre otros.

Y aunque en los últimos tiempos existen chatbots para Whastapp, Telegram le lleva años luz. Tanto así que la creación de nuevos bots en Telegram puede hacerse desde la misma aplicación móvil.

Otra de las herramientas de Telegram interesantes son los canales o Telegram Channels. Un canal en Telegram es una manera de poder enviar mensajes a un grupo ilimitado de personas. Un canal puede ser público, donde por medio de un link la gente puede subscribirse o privado donde solo puede ser por invitación. 

Esta herramienta permite al creador del canal añadir administradores o modeladores que ayuden a hacer las publicaciones en dicho canal. Estas publicaciones además de texto pueden ser imágenes, links, archivos o encuestas.

Pros:

  • Tiene grandes opciones de personalización de servicios e integración
  • Es más segura que Whatsapp
  • La creación de canales es muy fácil.

Cons:

  • La integración con servicios requiere de personal técnico. A la gente le cuesta instalar otro chat que no sea Whatsapp.

Esta aplicación es muy famosa entre programadores y personas envueltas en el mundo de la tecnología, sin embargo está pensada en ser usada por cualquier tipo de equipo. Slack busca ser un híbrido que combine email con chat, llamadas y video llamadas 1 a 1. 

En Slack se crean Espacios de Trabajo (Workspaces) los cuales son subdivididos en canales (channels).  Los canales pueden ser públicos o privados y permiten ver el historial completo del mismo aunque estés entrando nuevo en el canal. Dentro del canal puedes crear hilos de conversación (Threads ) para poder dar seguimiento a un tema sin que se mezcle con las demás conversaciones.

También es posible mantener conversaciones 1 a 1, ya bien sea por chat, voz o video. En adición permite integrarse con otras aplicaciones tales como:

  • GSuite (Gmail, Google Drive, etc.)
  • Office365 (Outlook, OneDrive, etc.)
  • DropBox
  • Zoom
  • Webex
  • Trello

entre otras.  

Versión Windows
Menú Versión Móvil
Channel Versión Móvil

Pros:

Cons:

  • La versión móvil puede parecer complicada al inicio en la mayoría de los casos.

¿Ninguna de estas llena tus necesidades o no sabes cual escoger?

¡Te puedo ayudar! Contáctame y te ayudaré a seleccionar la que mejor te aplique. Ya sea para uso personal o empresarial.