Importante
Aumenta la Resiliencia de tus Proyectos
En el proceso de diseño y análisis de un proyecto se trabaja mucho en la identificación de riesgos y los planes de mitigación. Incluso tratamos de contar con expertos en el manejo de riegos, seguros, asuntos legales, entre otros, pero muy pocas veces nos sentamos a pensar en cómo podemos ser más resilientes.
Para estar en la misma página, definamos el término resiliencia. Según la Real Academia Española de la Lengua, resiliencia se define como:
1. f. Capacidad de adaptación de un ser vivo frente a un agente perturbador o un estado o situación adverso.
2. f. Capacidad de un material, mecanismo o sistema para recuperar su estado inicial cuando ha cesado la perturbación a la que había estado sometido.
Pero prefiero definirla con la traducción directa del inglés:
- La capacidad de recuperarse o adaptarse fácilmente ante la desgracia o el cambio.
¿Y cómo hacemos nuestros proyectos más resilientes? ¿Aumentamos los montos de coberturas de lo seguros? ¿Nos volvemos más adversos al riesgo? ¿Creamos contratos que legalmente sean más favorables para nosotros? La respuesta es que aunque algunas de estas opciones pueden parecer o ser útiles, la más efectiva es crear y mantener un equipo de trabajo más resiliente.
Cuando un equipo logra una buena resiliencia se traduce en mayor calidad y efectividad a la hora de enfrentar los cambios. Para crear una buena resiliencia es necesario que el equipo cree en conjunto un ambiente donde las circunstancias puedan ser manejadas efectivamente y como consecuencia, el impacto del cambio se reduce. Este ambiente debe ser abierto, de confianza y transparente.
Es de suma importancia que el PM entienda su responsabilidad de ser el principal propulsor de este ambiente, de fortalecer al equipo y la conexión entre ellos. Que entienda y crea en que esto es un trabajo del día a día y no solo en momentos de crisis.
El ambiente resiliente no sucede por arte de magia, o por el PM entender que es “el jefe” y tiene el control; sucede porque entiende la importancia de la confianza y la transparencia con su equipo para lograr buenos resultados.
NOTA: Aunque menciono siempre al PM (Project Manager) es importante recalcar que la palabra PM puede ser reemplazada por Gerente, Líder o Administrador para ambientes no proyectizados.
En un ambiente resiliente los miembros del equipo deben poder dar y recibir comentarios honestos, sinceros y oportunos; las agendas deben ser transparentes en todos los sentidos y direcciones, cada conflicto se debe convertir en una oportunidad de mejora y cada miembro del equipo debe tener claras sus responsabilidades y las consecuencias de sus acciones.
Es responsabilidad del PM ser un modelo de apertura y transparencia para así facilitar el crecimiento del equipo. Y es responsabilidad de cada miembro del equipo respetar las decisiones de cada experto en su área, así como hacer las observaciones necesarias de manera honesta cuando entiende que la decisión puede afectar a las otra partes.
Para que un PM pueda crear y mantener un ambiente resiliente debe contar con las siguiente competencias:
- Pensamiento crítico: capacidad de pensar racionalmente sin emoción.
De esta manera podrá darle la oportunidad a los miembros del equipo de presentar sus ideas, inquietudes y preocupaciones sin coartar su expresión. Dando así paso a que se puedan analizar los problemas y posibles soluciones desde la perspectiva del otro.
- Estar bien con la ambigüedad: darse la libertad de intentarlo.
- Empatía: te ayuda a aprender lo que otros están experimentando.
- Coraje: es el miedo a ser vulnerable y continuar de todos modos
No existe tal cosa como la solución perfecta, siempre habrán riegos y posibilidades de fracaso, pero continuar aún sabiendo nuestras vulnerabilidades, es un proceso que ayuda a aumentar la confianza dentro del equipo.
Es importante entender que cada ser humano reacciona diferentes al cambio. Como PMs debemos conocer y entender que durante la creación del ambiente resiliente habrá retos importantes que superar, y aun cuando se haya logrado ese ambiente, un cambio inesperado puede hacer que uno o más miembros del equipo reaccione de una manera inesperada (al final, somos seres humanos). Es por eso que es importante que conozcamos las cuatro (4) respuestas típicas al cambio de los seres humanos.
Los seres humanos podemos reaccionar de las siguientres maneras, sobre todo cuando el cambio afecta el balance vida-trabajo:
- Desorientado – ¿Qué pasó? ¿Y ahora qué hago?
- Desidentificado – No soy parte de esto… ¿A dónde voy ahora?
- Desencantado – Antes era mejor.. ¿Por qué ellos hacen esto?
- Desconectado – Al parecer a nadie le importa. ¿Para qué me preocupo?
En adición, cuando el estrés del cambio ocurre tendemos a entrar en uno de los tres (3) tipos de comportamiento:
- Víctima: Las víctimas a menudo se perciben amenazadas por situaciones sobre las cuales no tienen control. Tienden a quejarse, ven todo como muy bueno o muy malo y esperan que ocurra el cambio.
- Sobreviviente: Los sobrevivientes creen que están a merced de circunstancias y que no pueden hacer nada . Por lo tanto, se aferran a su querida vida y se vuelven “competitivos”, con el objetivo principal de autoprotección.
- Navegador: Los navegadores cultivan una creencia en su capacidad para lidiar de manera competente con las situaciones. Tienen una buena idea de dónde quieren ir y lo están buscando activamente. Prefieren actuar en vez de que actúen sobre ellos.
Todos en algún momento de nuestras vidas hemos reaccionado de alguna de estas cuatro (4) maneras y hemos tomado uno de estos tres (3) tipos de comportamientos. Como PMs, y por ende líderes de nuestros equipos, debemos entender que este proceso es normal y natural, por lo que nuestro trabajo es ayudar a procesar el cambio y que pueda ser manejado de la mejor manera posible.
William Bridges en su libro “Managing Transitions” presentó el siguiente modelo de transición:
En el Modelo de William Bridges se presentan tres (3) etapas por las cuales todos debemos pasar durante un cambio.
- Final: La transición comienza con un final. Esto es paradójico pero cierto. Esta primera fase de transición comienza cuando las personas identifican lo que están perdiendo y aprenden a manejar estas pérdidas. Determinan lo que pasó y lo que quedó atrás y lo que guardarán.
- En esta etapa entra la negación, ansiedad, confusión… la resistencia a todo. El primer paso que cualquiera puede dar cuando se mueve a través de las transiciones es “dejar ir”.
- La Zona Neutral: Luego de haber “dejado ir” la gente pasa por un tiempo intermedio cuando lo viejo se ha ido pero lo nuevo no está en pleno funcionamiento. Es cuando tienen lugar los reajustes psicológicos críticos y los nuevos patrones llegan. Es el núcleo del proceso de transición. Este es el momento entre la vieja realidad y el sentido de identidad y lo nuevo. La gente está creando nuevos procesos y aprendiendo cuáles serán sus nuevos roles. Están cambiando y pueden sentir confusión y angustia. La Zona Neutral es el semillero de nuevos comienzos.
- Se caracteriza por la frustración, la confusión y la energía no dirigida. Es importante mantener la mente ocupada y buscar oportunidades.
- El Nuevo Comienzo: Los comienzos implican nuevos entendimientos, valores y actitudes. Los comienzos están marcados por una liberación de energía en una nueva dirección: son una expresión de una nueva identidad. Las transiciones bien administradas permiten a las personas establecer nuevos roles con una comprensión de su propósito, el papel que desempeñan y cómo contribuir y participar de manera más efectiva. Como resultado, se sienten reorientados y renovados.
- Esta etapa inicia con la exploración y la ansiedad. Cuando eliges avanzar, “estas dispuesto a comprometerte”.
Conociendo todos estos detalles debemos trabajar para manejar nuestro equipo de manera tal que cada uno de ellos puedan adoptar el comportamiento del Navegador. El Navegador es el comportamiento más resiliente, pues en su proceso mental sobre el cambio busca detalles como:
- ¿Qué puedo controlar?
- Se enfoca en lo que es posible
- Toma riesgos basado en un propósito
El navegador busca desarrollarse en la medida de lo posible identificando sus fortalezas, sus pasiones y sus áreas de interés.
El cultivar un ambiente abierto, de confianza y transparente no es una tarea fácil. Es una tarea diaria que nunca termina e involucra muchas veces enfrentarnos a nuestras realidades, miedos y frustraciones. Pero si nos enfocamos en la importancia de nuestro equipo, más allá de lo meramente profesional, podremos mantener esa apertura que hará que las situaciones fluyan, y eventualmente se convertirá en nuestro estilo de trabajo y no lo veremos como tarea, sino como la manera correcta de trabajar.
Una vez co-construyamos ese ambiente nuestro equipo no solo será más resiliente y tendrá mejores resultados ante el cambio. Sino que cuando la vida los lleve por otros rumbos también llevarán consigo la importancia de crear ambientes similares.
