Y mientras ella nos contaba la información que había encontrado en su investigación, yo pensaba, ¿y como podemos realmente usarla? ¿Tenemos que solo esperar porque salga algo o ya podemos hacer cosas?

Cada vez que se toca el tema de Inteligencia Artificial (AI por sus siglas en inglés) pensamos en Skynet y Terminator (por lo menos los 40’s +) y en todas esas películas donde el mundo se destruye gracias a una AI. Pero cuando lo miramos como una herramienta para el día a día, podemos pensar más positivos y ver como realmente puede ser una ayuda para hacer cada vez mejor nuestro trabajo.

Soy fiel creyente del uso de la tecnología para facilitar y acelerar el trabajo. A la medida que podamos usar nuestro tiempo para pensar en soluciones y mejoras, y menos en apagar fuegos o llenar papeles, más eficientes seremos y por ende esto debería redundar en una mejor calidad de vida. 

Pero de la charla que daba esta compañera me llamó mucho la atención que hizo mucho hincapié en un artículo de Harvard Business Review donde dice que “Al alejarse del trabajo administrativo, el administrador de proyectos del futuro tendrá que cultivar sólidas aptitudes interpersonales, capacidad de liderazgo, pensamiento estratégico y perspicacia empresarial.”, pero,  me pregunto, ¿no es esto lo que venimos trabajando en la última década? Un PM que se enfoque cada vez más en manejo del personal, en las relaciones con todos los interesados, en lograr un equipo cohesivo y fuerte. O por lo menos eso es lo que vengo conversando con mis amigos y compañeros en los últimos años y más en la época del Covid y el Post-Covid. Donde nos volcamos a entendernos más como personas y buscar trabajar más de la mano.

Y lo que más interesante que me parece de este punto es, que esas herramientas que ayudarían al PM a poder dedicar menos tiempo a la documentación y más a la gestión, ya existen. No hay que crear un modelo predictivo, o una inteligencia artificial LLM (Large Language Model) para poder quitar trabajo de documentación a un PM. Con las actuales bases de datos, sistemas de manejo de procesos y formularios, es posible.

Imaginen esto, la empresa para la que trabajan cuenta con un sistema para manejar el Portafolio de Proyectos, donde se registran en una base de datos el proyecto, el ID del proyecto, costos, nombre del PM, del cliente, del sponsor, etc. Y en vez de usted tener que redactar en Word un documento para un Project Charter, simplemente genera un reporte de Project Charter o llena un formulario que utiliza los datos de la base de datos y solo le coloca algo de “descripción” al proyecto y, ¡listo! Genera con el toque de un botón su Project Charter y/o cualquier otro documento. Luego automáticamente el sistema, como sabe quién es el Sponsor y que es él o ella quien debe firmarlo y/o aprobarlo, le envían un email con los detalles para que lo hago de manera electrónica. Una vez firmado por el Sponsor, usted como PM recibe la notificación y el PDF con la firma queda automáticamente guardado en el sistema. Y mejor aún, la PMO puede incluso recibir el aviso de que ese paso ya fue completado. Eso es relativamente fácil hoy día. No hay que esperar a que la empresa genere un modelo o una Inteligencia Artificial o pagar la subscripción de OpenAI para poder hacerlo. Con la subscripción de Office365 que tiene hoy día, puede hacerlo.

Pero donde yo si veo un sistema de AI ayudando en proyectos y a que un PM pueda hacer mejor trabajo es por ejemplo en poder determinar el costo o presupuesto real requerido para un nuevo proyecto, en identificar lecciones aprendidas que pueden utilizarse, y en la identificación de riesgos, entre otros. 

¿Alguna vez has preguntado por lecciones aprendidas de proyectos similares y el PM ya no trabaja para la empresa, o le preguntas y dice que no recuerda o te envían un link con cientos de documentos de las lecciones aprendidas? Bueno, imagina que la empresa cuenta con una AI que conoce la base de datos de todas las lecciones aprendida de todos los proyectos de los últimos 3 a 5 años (por decir un tiempo) y que entras en un sistema tipo chat donde le detallas tu proyecto y preguntas que lecciones aprendidas debes tomar en cuenta y como si fuera ese abuelo sabio te detalla hasta con un listado de puntos lo que debes tomar en consideración. Ahí sí que no hay comparación para una ayuda como esa. 

Imagina que puede hacer lo mismo para temas de costos y previsión de situaciones con el ese cliente en específico (siempre hay unos más especiales que otros). O mejor aún, que el Sponsor en su proceso de identificación del presupuesto pudo preguntar a la AI cuales has sido los presupuestos de proyectos similares en el pasado y cuando llega el proyecto a ti, tienes la tranquilidad que es muy posible que no tengas problemas de presupuesto. O que simplemente la AI pueda ir viendo cómo van los gastos, horas, etc. y pueda alertar con tiempo que habrá un problema en el presupuesto basado en las experiencias anteriores y de como se mueve regularmente el presupuesto. De la misma manera que esté atada al plan y puede identificar con mucho tiempo de antelación posibles retrasos (sería mucho más fácil que tratar de hacer el análisis del Plan de más de 300 tareas en MS Project 😉 ). Es en estas tareas, entre otras, que yo veo la AI como una real opción para cambiar al PM del futuro. 

Y la realidad es que si vemos la AI como herramienta y la adaptamos a nuestras necesidades de seguro va a cambiar la manera de hacer las cosas. Pero no tenemos que esperar a que la empresa cree el modelo o adquiera un servicio o comience a pensar que con un pago mensual $20.00 mensuales para tener ChatGPT va a poder salir de la mitad de los PMs de la empresa. Con las herramientas existentes podemos facilitar el trabajo de documentación y establecer procesos que ayuden a que cada vez más los PMs fortlezcan sus aptitudes interpersonales (soft skills), dediquen más tiempo a pensar y buscar soluciones y menos en llenar documentos. Que no dejan de ser importantes, pero hay maneras de hacerlo más eficiente.

Recuerden, la administración de proyectos no es solo un trabajo, es un arte. Y como todo arte, requiere de dedicación y tiempo para dominarlo.